Vacature Senior Adviseur beheer en onderhoud buitenlands vastgoed BZ

Direct solliciteren Vacature opslaan

  • Den Haag
  • Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • 31 Augustus 2022
  • 20224878

Functie inhoud

Senior Adviseur beheer en onderhoud buitenlands vastgoed BZ
Functieomschrijving
Als senior adviseur beheer en onderhoud (B&O) lever je een belangrijke bijdrage aan de meest bijzondere huisvestingsportefeuille van Nederland. Je richt je op het optimaal ontzorgen van onze buitenlandse posten op het gebied van het beheer en onderhoud van onze ambassades, die wereldwijd een visitekaartje van Nederland zijn.

Je werkt bij de Directie Huisvesting (DHF) die zich dagelijks sterk maakt voor de gebouwen die voor onze diplomatie en consulaire dienstverlening zo belangrijk zijn. Als showcase van Nederlandse innovatie, kunst en design dragen ze uit wie we zijn en hoe wij willen dat de wereld ons ziet. Ze zijn voor alle Nederlanders een herkenbaar ankerpunt en voor alle collega’s die er werken een veilige en doelmatige uitvalsbasis. Binnen de afdeling Vastgoedbeheer en Advies ben jij de adviseur beheer en onderhoud, waarbij je als geen ander weet hoe waardevol het is om de vastgoed portefeuille in goede staat te houden.

Als adviseur beheer en onderhoud heb jij de doelstelling om posten optimaal te ontzorgen met als doel veilige, gezonde en duurzame huisvesting. DHF is daarom bezig het beheer en onderhoud van de posten zodanig te organiseren, dat de posten een zo laag mogelijke beheerslast hebben. Hiervoor staat de (senior) adviseur B&O aan de lat.

Je bent voor jouw regio aanspreekpunt voor de Operational Managers (OM) op de posten voor alle onderhoud gerelateerde zaken en zorgt er voor dat je alles weet wat er op de locaties speelt. Je maakt daarvoor ook met enige regelmaat dienstreizen naar het buitenland. De ene keer ben je aan het schakelen met de post in Nigeria, het volgende moment zit je aan de telefoon met de operationeel manager uit Iran. Allemaal om er voor te zorgen dat onze panden in het buitenland goed worden onderhouden en in uitstekende conditie verkeren. Je houdt hierbij rekening met de lokale mogelijkheden, de grootte van het object en de complexiteit van de onderhoudsopgave.

Je zorgt er voor dat alle informatie die nodig is voor het uitvoeren van onderhoud en voor het sluiten van onderhoudscontracten tijdig beschikbaar is. Denk hierbij vooral aan een (duurzame) meerjaren onderhoudsplanning ((D)JMOP) met alle hiervoor benodigde onderliggende rapporten en onderzoeken zoals een BOEI rapportage.

Om het beheer en onderhoud te realiseren sluit je contracten met marktpartijen, die naast het correctief en planmatig onderhoud ook de verduurzaming van de panden uitvoeren. Je draagt bij aan het opstellen van de contracten met deze marktpartijen en zorgt ervoor dat alle informatie die benodigd is voor het sluiten van de contracten tijdig beschikbaar is. In jouw rol werk je nauw samen met de Assetmanager, die op tactisch niveau verantwoordelijk is voor de panden.

Daarnaast lever je een bijdrage aan de verzakelijking door voorstellen te doen voor werkwijzen en processen die aansluiten op de visie van DHF. Hierbij kan gedacht worden aan het daadwerkelijk (volledig) op afstand bedienen van de post, een transparant onderscheid maken tussen planmatig en niet planmatig onderhoud, structuur aanbrengen in de werkwijze (uniforme rapportage, gebruik van standaarden), het op orde brengen van de basis informatie, het inzichtelijk maken van de werkprocessen en een helder onderscheid kunnen maken tussen projectmatig en beheersmatig werk, etc.

Als senior adviseur B&O lever je ook een bijdrage aan de verdere professionalisering van de afdeling en geef je mede vorm aan het beleid op het terrein van B&O. Hiervoor kan overleg nodig zijn met de Assetmanager, de afdeling Strategie of met de andere disciplines binnen het team Advies of binnen de afdeling. Je bent betrokken bij het belang van goed beheer en onderhoud en weet zowel de B&O als de DHF collega’s over dit onderwerp te inspireren.

Omdat deze manier van werken nieuw is ondersteun je de posten waar deze nieuwe werkwijze nog niet is geïmplementeerd. Samenvattend hou jij je bezig met een prachtig divers takenpakket:

• Opstellen van een jaarplan voor B&O.
• Het realiseren van een (duurzaam) meerjaren onderhoudsplan, op basis van uitgevoerde inspecties, dat inzichtelijk maakt wanneer en op welke wijze er onderhouds- en duurzaamheidsmaatregelen moeten worden uitgevoerd door de post.
• Het houden van toezicht op de voortgang van het uit te voeren onderhoud en het adviseren van de post daarover.
• Adviseren van de Operational Managers op de posten, die mede verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering op de post, met het inkopen van de onderhoudsdiensten (advies over formulering offerte aanvragen, over offerte beoordeling en over opdrachtverstrekking).
• Adviseren van de Operational Managers bij de technische beoordeling van het gerealiseerde onderhoud.
• Het laten genereren van vastgoedmanagement informatie op basis waarvan een lange termijn vastgoed strategie bepaald kan worden.
• Beoordelen van (door derden opgestelde) opgestelde BOEI rapportages en aansturen van de externe inspecteurs die deze rapportages maken. Het kunnen vertalen van een BOEI rapportage naar een (D)MJOP.
• Signaleren van onderhoudsknelpunten en grootschalige investeringen en overleg voeren met de overige DHF adviseurs voor integrale oplossingen.
• Het opstellen van een duurzaam meerjaren onderhoudsplan, dat inzichtelijk maakt wanneer en op welke wijze er onderhoudsactiviteiten en duurzaamheidsinvesteringen geïntegreerd door de post moeten worden uitgevoerd.
• Het houden van toezicht op de voortgang van het uitgevoerde onderhoud en onderhouden van contact met de post daarover.
• Genereren van vastgoedmanagement informatie op basis waarvan een lange termijn vastgoed strategie bepaald kan worden.
• Signaleren van onderhoudsknelpunten en grootschalige investeringen en voeren van overleg met de vakspecialisten uit je eigen directie voor integrale oplossingen.

Gamebased Assessment (GBA):
Voor deze vacature vragen we je een game-based assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extraleuk voor jou: nadat je de game-based assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Functie eisen

Je beschikt over een succesvol afgeronde HBO of academische opleiding, bij voorkeur in de richting Vastgoedbeheer en contractmanagement, aangevuld met relevante cursussen op het gebied van gebouwinspecties en/of beheer en onderhoud van gebouwen. Je hebt een pragmatische aanpak en weet een balans te vinden tussen wat wenselijk en haalbaar is in specifieke regio’s. Je hebt ruime ervaring met het op afstand beheren van vastgoed op een (economisch) efficiënte wijze. Ook heb je affiniteit met het verduurzamen van vastgoed. Tot slot heb je aantoonbare ervaring met het aanbesteden van (overheids)projecten en ben je op de hoogte van de ontwikkelingen en trends op het gebied van onderhoudscontracten.

• Ervaring hebben in het optimaliseren van de samenwerking en overdracht tussen projectmatig en beheersmatig werk.
• Kennis van wet- en regelgeving rondom bouwkundige en installatietechnische zaken zoals: veilig werken op hoogte, asbest, legionella drinkwaterleidingbesluit, Arbo wet- en regelgeving en NEN 3140.
• Affiniteit hebben met het procesmatig kijken naar de Beheer en Onderhoud processen, waardoor een bijdrage geleverd kan worden aan de verdere ontwikkeling van het B&O team.
• Bereidheid tot het incidenteel maken van buitenlandse dienstreizen.
• Visie op en ervaring met het in het in samenhang optimaliseren van de onderhoudsactiviteiten.
• Visie op en ervaring met het uitvoeren van een duurzame strategie voor B&O conform ISSO-publicaties.
• Visie op en ervaring met het optimaliseren van de samenwerking en overdracht tussen projectmatig en beheersmatig werk.

Overig

• Wij vragen je te solliciteren via de button ‘Solliciteren’.
• De selectieprocedure omvat de briefselectie, een Gamebased assessment en (een) selectiegesprek(ken). Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.
• Selectiegesprekken vinden plaats in oktober 2022.

Wat is een Gamebased Assessment (GBA)?
Voor deze vacature vragen we je een gamebased Assessment (GBA) te maken. Wat betekent dat? Met behulp van een GBA speel jij verschillende spellen (games) en kunnen wij zien of jij over de competenties en/of vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed te kunnen vervullen. Het leuke is dat jij na het afronden van het GBA ook een mooi rapport krijgt!

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

DHF (Directie Huisvesting en Facilitair) draagt zorg voor de huisvesting binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hieronder valt het vastgoed voor NL in het buitenland (ambassades, consulaten en residenties). Tevens ligt de regierol ten aanzien van de huisvesting van de BZ-organisatie in Nederland bij DHF.

De directie DHF levert een veelheid van producten en diensten in het kader van strategie, bouw, onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten in het buitenland, inclusief projectmanagement, kunst, installatieadvies, inrichting en beveiliging. Bij de directie zijn ongeveer 65 mensen werkzaam.

In de directie DHF bevindt zich de afdeling Vastgoedbeheer & Advies met een hoofd en een plaatsvervangend hoofd. Binnen deze afdeling zijn alle adviseurs gepositioneerd. Hun werkgebieden zijn beheer & onderhoud, werktuigbouwkunde & installaties, beveiliging, interieurarchitectuur en kunst. In het beheer en onderhoud team werken vier adviseurs op het specialistische gebied van beheer en onderhoud. De senior positie in dit team valt vrij waardoor wij op zoek zijn naar een frisse invulling.